Sistemas de
administración y control
La administración de
inventario
La administración de un
inventario es un punto determinante en el manejo estratégico de toda
organización, tanto de prestación de servicios como de producción de bienes.
Las tareas correspondientes a la
administración de un inventario se relacionan con la determinación de los
métodos de registro, la determinación de los puntos de rotación, las formas de
clasificación y el modelo de re inventario determinado por los métodos de
control (el cual determina las cantidades a ordenar o producir, según sea el
caso).
Los objetivos fundamentales de la
gestión de inventarios son:
- Reducir al mínimo "posible" los
niveles de existencias y
- Asegurar la disponibilidad de existencias
(producto terminado, producto en curso, materia prima, insumo, etc.) en el
momento justo.
Inventarios
Son
los materiales que una empresa mantiene en su almacén, con el fin de obtener
uniformidad en la producción de los artículos que fabrica.
Tipos
de Inventarios:
·
Inventarios de Materia Prima.
·
Inventarios de productos terminados.
·
Inventarios de producción en proceso.
·
Inventarios de componentes.
·
Inventarios de refacciones.
Costos asociados a los
inventarios
La
base común de todo inventario es la representación de un costo asociado al
mismo, los costos asociados al proceso de sostener un inventario se
diferencian según la naturaleza de la organización y consisten en:
Costo de ordenar
- Para la actividad comercial: Consiste en el
proceso de emitir una orden de pedido (llamadas telefónicas, preparación de
formatos, gastos administrativos de papeleo, además de los gastos intrínsecos a
un proceso de pedir determinada cantidad de unidades como lo son los asociados
a los procesos de recepción).
- Para la actividad productiva (fabricación o ensamble): Consiste en los
costos asociados a los procesos de alistamiento de corridas de producción,
además del proceso logístico de transmisión de órdenes "concepto de
cliente interno".
Costo de tenencia o
sostenimiento del inventario
Los
costos asociados al mantenimiento
de un inventario (administrado por la organización) se ven
preponderantemente determinados por la permanencia de la media de las unidades
logísticas en un lugar determinado para ello en función del tiempo, dado que
cada unidad representa un costo de manipulación en los procesos de recepción,
almacenamiento, inspección y despacho.
Otro
factor que incide en el costo de mantenimiento es el conocido costo de
oportunidad, el cual se relaciona con la inversión realizada en la operación de
los inventarios y que axiomáticamente ocasiona que la organización prescinda de
su disponibilidad para inversiones en procesos que estimulen la generación de
valor agregado.
Vale
la pena recordar que sobre los costos de tenencia (mantenimiento) recaen
aquellos considerados en distintas fuentes como "costos de servicios de
stock" como lo son: los seguros, los impuestos y los sobre stocks.
Un
factor no menos importante en el costo consolidado de mantenimiento es el riesgo, este factor
agrupa los costos de obsolescencia, los costos de averías y los costos de
traslado.
Para
el inventario administrado por un tercero es importante la determinación de la
naturaleza de los costos (fijos y variables) ya que estos en mayor medida
jugarán un rol fundamental en la determinación de las unidades óptimas de
pedido.
Costo de quiebre de stock
(costo de inexistencias)
El
costo de quiebre de stock funciona como un "Shadow Price" en relación a
cada unidad en inventario que
posibilita el proceso de partida doble en la búsqueda de un equilibrio entre
costos de operación de inventario. Dentro de este grupo de costos se incluyen
todos los consecuentes de un proceso de pérdida de ventas e incumplimiento de
contratos, que redundan en tres básicos grupos:
- Pérdida de ingresos por ventas
- Gastos generados por incumplimiento de contratos
- Re-pedido y sustitución
Sin
embargo identificar de manera cuantitativa el costo total por quiebre de stock
es una tarea compleja, dado que una necesidad insatisfecha puede generar la
pérdida de un cliente y la pérdida de credibilidad de la organización, factores
difícilmente cuantificables y que solo a través de un sistema de gestión de
calidad podría lograr óptimas aproximaciones aunque igualmente subjetivas de
las consecuencias del quiebre de stock.
Sistemas de control de
inventario
El control de inventario se refiere
a todos los procesos que coadyuvan al suministro, accesibilidad y
almacenamiento de productos en alguna compañía para minimizar los tiempos y
costos relacionados con el manejo del mismo: es un mecanismo a través del cual,
la organización administra de manera eficiente el movimiento y almacenamiento
de mercancía, así como el flujo de información y recursos que resultan de ello.
Involucra distintos aspectos, pero en términos generales se subdivide en lo
correspondiente a gestión y optimización.
La gestión se encarga de mantener
la productividad en las operaciones relacionadas con la administración del
inventario, mientras que la optimización se ocupa de incrementar las ganancias
de la empresa provenientes del uso y manejo de este.
Para una implementación plena se
deben seguir las siguientes recomendaciones:
Mantener un catálogo con los productos que se manejan. Organizar la
información que se posea sobre las existencias y complementarla con detalles
pertinentes, además de depurarla de
manera constante, facilita la visualización de necesidades y oportunidades del
inventario en tiempo real.
Clasificar los productos. Aunado a lo anterior, separar por grupos
semánticos: ya sea por proveedor, éxito de venta o rezago, hará más accesible
la información del inventario, así como agilizará la toma de medidas necesarias
(reabastecimiento, re-ofertas, entre otras).
Establecer un método y periodicidad
para la realización de inventarios:
Inventario perpetuo. Se hace un registro continuo (día a día) de la
producción y venta de artículos, por lo que se puede conocer el costo del
inventario y las existencias en el mismo sin tener que determinar una fecha de
inventariado.
Inventario periódico. Se eligen fechas específicas para contabilizar
la mercancía según las necesidades de la empresa, lo que suele requerir más
tiempo y esfuerzo. Debe considerarse el cese de actividades momentáneo.
Comprender conceptos clave para su
integración:
Stock máximo. Límite de unidades, por artículo, que se desea
mantener en almacén según las ganancias y costos que representen.
Stock mínimo (de seguridad). Existencias mínimas, por artículo, que
se requieren en almacén considerando labores de reabastecimiento y las posibles
pérdidas que su carencia signifique.
Punto re-orden. Momento (medido por la cantidad de existencias) en
el que se deben realizar órdenes de reabastecimiento tomando en cuenta tiempos
y costos de proveedores.
Monitorear y actualizar de manera constante la información recopilada,
y el sistema utilizado. Así se podrá solicitar la compra de unidades antes de
que se agoten, rotar mercancía generando campañas atractivas, reconocer la
utilidad de los métodos implementados, identificar áreas de oportunidad e
integrar mejoras.
Integrar herramientas especializadas. Estas aceleran el
cumplimiento de las actividades relacionadas con el inventario al permitir el
acceso a interfaces de gestión automatizadas.
Conclusión
Los inventarios representan bienes
destinados a las ventas en el curso normal de los negocios. Para mayor amplitud
de las funciones y servicios de los inventarios depende de la naturaleza y el
tipo de empresa, la importancia de los gastos de materiales y bienes de equipo
y organización de la empresa.
La administración de inventario se
centra en cuatro aspectos básicos; como los son: el número de unidades que
deberán producirse en un momento determinado, en que momento debe producirse el
inventario, que articulo merece atención especial, y podemos protegernos de los
cambios en los costos de los artículos en inventario. De esta manera podemos
señalar que la administración de inventario consiste en proporcionar los
inventarios que se requieren para mantener la operación al costo más bajo
posible.
El control de inventario se realiza
con la finalidad de desarrollar pronósticos de ventas o presupuesto, para así
determinar los costos de inventarios, compras u obtención, recepción,
almacenaje, producción, embarque y contabilidad.
En cuanto a los costos de
inventario; se deben identificar todos los costos que se relacionan mediante la
elaboración del inventario.
En pocas palabras los inventarios
nos permiten tener un mejor control
sobre los productos y recursos de la organización en cuestión, Nos ahorran
también el tiempo de buscar en el almacén y saber exactamente las existencias
de cada producto y nos dicen en que parte del almacén están.
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